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出納業務處理基本程序
已閱讀:4898    錄入時間:2009-7-31    【 字體:

匯信教學環境(二)


  我們主要從收款、付款、出納基本事務、票據管理四個方面加以說明和闡述。

  一、收款程序

  出納部門收入現金,須憑現金收入傳票(包括視同現金收入傳票的各項憑證)收款,其程序為:

  應根據現金收入傳票點收現款,鑒定現鈔的真偽無誤后,即在現金收入傳票加蓋"收款日戳"及"分號"(收入傳票之分號每日自第一號依序編列)并蓋私章。

  如需簽發或發還信托單或各種憑證時,應于傳票下端制票員編號處登記"號碼牌"號數(號碼牌應與傳票加蓋騎縫私章)后,將"號碼牌"(簽發信托單時以收入傳票第二聯代替號碼牌)交給顧客憑向原經辦部門領取所需憑證。

  將收款后的傳票依序登記于:

  1.現金收入賬。

  2.現金收入日記賬后,傳票及附件遞交有關部門辦理。各有關部門辦妥手續后,按傳票所記號碼呼號收回"號碼牌"(應注意有無涂改),憑此交付信托單或憑證等。

  二、付款程序

  出納部門付出現金,須憑現金支出傳票(包括視同現金支票傳票的各項付款憑證)辦理。

  凡付款傳票,均須依照程序先由經辦員、會計人員及各級主管人員核章后始得付款。

  出納員支付款項時,須先查明傳票的核章具備后在傳票編列"分號"(每日自第一號依序編列)依序登記于:

  1.現金支出賬。

  2.現金支出日記賬。

  在傳票及附件的憑證上加蓋"付款日戳"及私章后,點檢款項,按傳票左端所記號碼呼號,向客戶收回"號碼牌"(應注意號碼有無涂改)并詢明金額無誤后,即照付現款(包括支票)。

  凡本公司簽發的支票應以記名式為原則,支票經主管簽蓋印鑒后,均應經會計及出納員副署。

  三、出納事務

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  收入各項券幣的整理均應湊成整數后封扎,其方法如下:

  各種面額的券幣均應分別整理,同一面額每100張為1扎,每10扎為1捆。

  每扎應用紙簽條封,每捆應加貼封,注明年月日。

  同一面額未滿100張的鈔券,得以50張折摺封扎。

  各扎各捆經收人員應加蓋私章。

  各種硬幣,同一面額每50枚為1卷,每1000枚為1袋,各卷名袋須如蓋經收人員私章。

  經手點鈔人員對其所簽封的券幣負責。顧客以當面點清為限,鈔票一經離柜,所有封簽即屬無效。

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  現金的提存:

  往來行庫的票據及現金提送,應派適當人員充任,金額較巨或認為必要時應加派人員辦理。

  每日營業終了時,除酌留一部分充為次日營業開時必要的支付資金外,所有款項應盡量送存行庫。

  庫存:

  現金庫存除現款外,其他一切票據、借據或取款憑條均不能抵充。營業終了結賬后,如有經收(付)的款項應辦妥次日收(付)款手續,經各級主管人員核章后連同傳票一并保管。

  每日庫存現金,須與"現金庫存表"所載金額相符,如有不符時應立即報告主管,并應于當日查明不符緣由,如確屬無法當日查明時,應以暫收款或暫付款科目整理,俟次日再繼續調查。

  金庫:

  金庫內外門應備正副鑰匙各一副,內門正鑰匙由出納員負責管理使用,外門正鑰匙由經理或指定副經理掌管,非兩者不得啟閉金庫,內外門副鑰匙由經理會同會計科長及主辦出納員密封緘口蓋騎縫章后,交由經理另行保管。

  因故不能使用正鑰匙需使用副鑰匙時,經理須會同會計科長及主辦出納員啟封,用后重行封存。

  貴重物品的保管:

  凡與業務有關的有價證券等貴重物品,需寄存出納專用的金庫時,應由經辦人員成扎或整箱密封,并由主管人員簽章后,連同保管條(寫明交存的件數)交出納員,出納員點收后給保管條簽章交經辦員收執,發還保管物時,收回保管條注銷后裝訂保管備查。

  銀行存款支票簿的使用:

  領用支票簿時,須由主管指派的經管員編列號碼登記在"空白單據登記簿"發交經辦人員簽章使用。

  作廢的支票,須蓋"作廢"戳記,粘貼于該同一號碼的存根上,以示慎重。

  每日營業終了時,經辦員應即查對當日簽發的支票存根,結計金額在存根最后一張背面,與銀行存款科目簽發總數是否相符,同時查點尚未使用的空白張數是否相符。

  用訖的支票簿(存根),須交還經管員查核使用張數及作廢張數是否相符,并在"空白單據登記簿"備注欄注明后,妥為保存(訂為15年)。

  銀行存款的印鑒:

  銀行存款的印鑒為有權簽章人員印鑒(簽章、職章、私章)及副署人員印鑒(會計科長、信托科長、出納員的印章)。

  號碼牌的使用:

  號碼牌"本身并非付款憑證,僅為經辦員方便認識交付客戶的標記,主管應指派經管員負責分發、收回及查對。

  經管員發給號碼牌時,應編列號碼登記在"空白單據登記簿",由經辦員簽章領用,營業終了后,各經辦員應將當日使用后收回部分及未使用部分分別整理后,交還經管員集中保管,使用后收回部分保管一個月后燒毀。

  經辦員簽發"號碼牌"予顧客時,應在其正面與收入或支出傳票加蓋騎縫私章并蓋日期戳記,收回"號碼牌"時,應對騎縫圖章詳加核對以防仿造假冒,收回后并應即予以注銷。

  號碼簿"隔日無效,當日營業終了后,如客戶未取款項時,經辦員應向主辦科長報告并填制(貨)暫收款項傳票入賬,日后客戶持單前來取款明須查明緣由報告主管認可后,填制(借)暫收款項傳票辦理付款。"號碼牌"經管員應將其號碼登記備查。

  號碼牌如有遺失時,應按下列各點辦理:

  顧客遺失時,應查明其交易性質、金額等詳情,如認為無疑義應請顧客書面作廢,經主管核準后照付款項,但如認為必要時應請覓具妥保后始予付款。

  公司內部經辦員或經管員遺失時應報請主管查明其遺失原由,倘因遺失而發生事故時,應由該經辦員或經管員負一切責任。

  以上兩種情形發生時,并應通知經管員將其號碼登記備查。

  號碼牌"應以各種不同顏色印制,經管同分發使用時應逐日以不同的顏色分發,以防仿制或假冒。

  四、票據的處理

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  凡與業務無關的票據不得收受。

  如非本人票據應請客戶親自背書,如屬指名票據應請抬頭人加蓋印章。

  收受的票據面額較應繳納款項為多時,在未兌現以前不得找還,其差額應俟兌現以"暫收款項"科目處理后退還。

  營業部門各經辦員(包括外勤職員及出納員)收到票據時,應立即在票據左上角畫橫線二道,并在收入傳票摘要欄注明收票日期、票據號碼、付款行庫、金額及到期日。

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  凡出納員收入本埠即期的票據,應即日提出交換并在收入會票摘要欄加蓋"一交"、"二交"戳記,如當日不及交換者,應在收入傳票摘要欄加蓋"交換"戳記,以使經辦員作為填注有關賬簿的依據,以杜流弊。

  出納員收入的票據提出兌現或經交換被退票時,應查驗該票據是否由本公司提出,退票理由是否充足,經驗明確實后,應立即聯絡經辦員以最迅速的方法,通知顧客前來辦理退票手續。

  出納員收受的即期票據,應立即登記在"票據明細表"并在存入行存時加以注明行庫類別,以于必要時與行庫對賬。

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  出納收受應收票據時,應按到期日順序妥為保管票據(外埠的票據應分開保管及時提出代收),并根據應收票據明細表,按到期日分別列在"應收票據備查簿",所保管的票據張數,金額應與應收票據備查簿的記載相符。

  應收票據到期,出納應檢出該日期票據與"應收票備查簿"的記載核對無誤后存入行庫。

  顧客要求調換或領回公司保管中的票據時,除以現金抵換外應以書面申請為原則,主管準許調換時,出納應于"應收票據備查簿"變更該筆記載,并應請主管蓋章證明。


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